Articolo 58 Codice di procedura civile

Nella sua qualità di pubblico ufficiale, il cancelliere rilascia certificati (quali copie ed estratti di documenti) e compie determinate attività, come:

1. l’iscrizione a ruolo;
2. la formazione del fascicolo del giudice;
3. la conservazione dei registri obbligatori relativi alle procedure civili, penali ed amministrative;
4. l’esecuzione delle comunicazioni e notificazioni che gli vengono imposte dalla legge o dal giudice.

In giurisprudenza è stato posto in evidenza il carattere necessario ed insostituibile nella sua attività di rilascio copie ed estratti autentici, facendosi osservare che è da ritenere giuridicamente inesistente la notifica di una sentenza eseguita in copia non ritualmente spedita dal cancelliere (ossia dallo stesso non autenticata).
Infatti, l’ufficiale giudiziario che esegue la notifica deve consegnare al destinatario una copia conforme all’originale e tale conformità può essere certificata solo dal cancelliere che, per sua funzione istituzionale, attende al rilascio delle copie degli atti giudiziari, attestandone la conformità all’originale ed è, quindi, l’unico pubblico depositario autorizzato a spedire copia delle sentenze.

In materia di orari di apertura al pubblico delle cancellerie, regolati dall’art. 162 della Legge 23.10.1960 n. 1196, la Corte di Cassazione ha stabilito che si tratta di disposizioni con carattere meramente organizzativo dell’attività della pubblica amministrazione, le quali non sono in grado di attribuire alcun diritto soggettivo agli interessati; da ciò se ne è fatto conseguire che la fissazione di un orario di apertura di durata inferiore a quella legale impone in ogni caso ai soggetti interessati l’onere del deposito degli atti negli orari fissati, pena il verificarsi delle decadenze stabilite dalle norme processuali.
Nel momento in cui le parti depositano gli atti che li riguardano, il cancelliere deve provvedere ad inserirli nel fascicolo d’ufficio, per restare custoditi presso la cancelleria. I medesimi atti non potranno essere restituiti alle parti stesse, le quali da quel momento hanno facoltà di richiederne al cancelliere copie o estratti autentici (lo scopo di tale regola è indubbiamente quello di impedirne qualunque alterazione successiva al deposito).
Va a tal proposito evidenziato che la regolarità formale di un atto può essere riscontrata solo con riferimento a quello che è rimasto depositato in cancelleria.

Altra importante normativa che interessa l’attività del cancelliere e di cui il medesimo deve curare l’osservanza, è quella che concerne la misura dell’imposta di bollo. La disciplina previgente, dettata dall’art. 7 della Legge n. 405//1990 è stata integralmente modificata dall’art. 9 della Legge n. 488/1999, successivamente confluito nel c.d. Testo Unico spese di giustizia (DPR n. 115/2002), il quale ha introdotto il principio della progressività del contributo in ragione del valore della causa.