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Articolo 43 Codice dell'amministrazione digitale

(D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82)

[Aggiornato al 02/03/2024]

Conservazione ed esibizione dei documenti

Dispositivo dell'art. 43 Codice dell'amministrazione digitale

Fonti → Codice dell'amministrazione digitale → Capo III - Gestione, conservazione e accessibilità dei documenti e fascicoli informatici → Sezione II - Gestione e conservazione dei documenti

1. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida.

1-bis. Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, cessa l'obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso ai medesimi soggetti di cui all'articolo 2, comma 2. Le amministrazioni rendono disponibili a cittadini ed imprese i predetti documenti attraverso servizi on-line accessibili previa identificazione con l'identità digitale di cui all'articolo 64 ed integrati con i servizi di cui agli articoli 40 ter e 64 bis.

2. Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali ai sensi della disciplina vigente al momento dell'invio dei singoli documenti nel sistema di conservazione.

3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle Linee guida.

4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42.

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Consulenze legali
relative all'articolo 43 Codice dell'amministrazione digitale

Seguono tutti i quesiti posti dagli utenti del sito che hanno ricevuto una risposta da parte della redazione giuridica di Brocardi.it usufruendo del servizio di consulenza legale. Si precisa che l'elenco non è completo, poiché non risultano pubblicati i pareri legali resi a tutti quei clienti che, per varie ragioni, hanno espressamente richiesto la riservatezza.

ANTONELLA chiede
giovedì 11/10/2018 - Lombardia
“Buongiorno,abbiamo preso una pec,visto che sarebbe l'equivalente di una raccomandata,ora però scopriamo che al contrario della raccomandata,dove le ricevute le puoi esibire in qualsiasi momento,i certificati hanno scadenza e quindi e bene archiviare le pec presso chi offre questo tipo di servizio a pagamento.Senonchè vi sono due pec ricevute in passato dalla stessa persona,che però hanno il certificato ora scaduto,non lo era al momento del ricevimento ma ora sì.Non sono state archiviate in tempo,però al momento dell'invio e del ricevimento nella mia casella di pec il certificato era valido.
Ho letto “Proprio per consentire la verifica di firme apposte con chiavi scadute o, comunque, non più valide (perché revocate), si stabilisce che le chiavi pubbliche siano conservate per almeno dieci anni dall’inizio della loro validità (art. 27, comma 2, d.p.r. n. 445/2000; art. 29 bis,comma 2, d.p.r. n. 445/2000, come introdotto dal d.p.r. n. 137/2003), nonostante che il termine di scadenza massimo di una chiave e del relativo certificato non può essere superiore a tre anni (art. 22, comma 1, lettera f, d.p.r. n. 445/2000.).
Quindi se fosse necessario dimostrare che al tempo dell'invio e ricevimento delle due pec da parte dello stesso soggetto,il certificato era valido,come dovrei procedere?Grazie.”
Consulenza legale i 15/10/2018
Preliminarmente, va precisato che gli articoli citati nel quesito (22, 27 e 29 del D.P.R. 445/2000) sono stati tutti abrogati dal D.Lgs n.82/2005 (il cd. Codice dell’amministrazione digitale).
Non solo. Ma tali articoli riguardavano la disciplina della firma digitale che è cosa totalmente diversa dalla casella di posta elettronica certificata, oggetto invece del presente quesito dal momento che si parla di ricezione di pec.

Ciò precisato, la principale disciplina di riferimento relativa al caso in esame è contenuta nel predetto D.Lgs 82/2005 ( e successive modifiche e aggiornamenti), nel D.P.R. n.68/2005 nonché nel D.M. del 2.11.05 (contenente le regole tecniche in materia di posta certificata) oltre al D.P.C.M. del 3.12.13.
In base all’art. 4 comma 6 del D.P.R. 68/2005 “La validita' della trasmissione e ricezione del messaggio di posta elettronica certificata e' attestata rispettivamente dalla ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna”.
E, al successivo art. 6 è espressamente specificato che: “La ricevuta di avvenuta consegna fornisce al mittente prova che il suo messaggio di posta elettronica certificata e' effettivamente pervenuto all'indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario e certifica il momento della consegna tramite un testo, leggibile dal mittente, contenente i dati di certificazione."
Inoltre, l’art.9 primo comma del DPR 11 febbraio 2005 n.68 testualmente riporta che “Le ricevute rilasciate dai gestori di posta elettronica certificata sono sottoscritte dai medesimi mediante una firma elettronica avanzata ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera dd), del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, generata automaticamente dal sistema di posta elettronica e basata su chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente di rendere manifesta la provenienza, assicurare l’integrità e l’autenticità delle ricevute stesse secondo le modalità previste dalle regole tecniche di cui all’articolo 17”.

L’art. 1 lett. i) del sopra citato D.M. del 2.11.2005 nel fornire un elenco di definizioni precisa che per “ricevuta completa di avvenuta consegna” deve intendersi “la ricevuta nella quale sono contenuti i dati di certificazione ed il messaggio originale”.

Per poter quindi provare il regolare invio/ricezione di una pec, occorre conservare la predetta ricevuta di consegna completa formata dal file “postacert.eml”contenente il messaggio originale ed il file “daticert.xml” che riproduce le informazioni relative all’invio (si veda in materia anche il D.P.C.M. del 3.12.13).

In merito alle modalità di conservazione, l’art. 43 del Codice della Amministrazione Digitale specifica inoltre che “i documenti informatici […] sono conservati in modo permanente con modalità digitali.”

Ciò premesso, la problematica che si pone riguarda proprio le modalità di conservazione della PEC dal momento che essa necessita della marcatura temporale, definita dall’art. 1, comma 1, lettera i), del DPCM 22 febbraio 2013, come “il riferimento temporale che consente la validazione temporale e che dimostra l’esistenza di un’evidenza informatica in un tempo certo.”

Quindi, per essere opponibile a terzi è necessario che la ricevuta di consegna della PEC venga conservata digitalmente, come previsto dal sopra citato articolo 43 del Codice di Amministrazione Digitale, in quanto la validità del certificato del gestore del servizio PEC ha una durata limitata nel tempo (in genere, tre anni). Pertanto, lasciare semplicemente i messaggi in memoria nella casella PEC non significa conservarli correttamente.

Detto ciò, dalla lettura del quesito, parrebbe che non vi sia stato tale genere di conservazione.
Quindi, in risposta alla domanda contenuta nel quesito, se non vi è stata una conservazione digitale nel senso sopra specificato, il documento informatico (la PEC, nel caso in esame) il cui certificato di validità è nel frattempo scaduto, non è opponibile a terzi.
Ad ogni modo, va anche detto che di norma in un giudizio ci si limita produrre soltanto copia delle ricevute di consegna e di accettazione da cui si evince che il certificato all'epoca dell'invio della pec era valido (ciò è specificato all'interno delle ricevute stesse) in quanto è assai remota la possibilità che qualcuno possa eccepire che il certificato (al momento della produzione in giudizio) non è verificabile.

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