Accesso agli atti: che accade se sono irreperibili?

In caso di irreperibilità dei documenti oggetto di istanza, la PA deve eseguire accurate ricerche ed eventualmente documentare le ragioni dell’impossibilità.

L’art. 22 Legge 7 agosto 1990, n.241 riconosce il diritto degli interessati di prendere visione ed estrarre copia di documenti amministrativi, in ossequio al principio di trasparenza della Pubblica Amministrazione. Quest’ultima, infatti, dovrebbe essere per il privato – come celebre dottrina ha sottolineato – una “casa di vetro”.

Ma che accade se l’Amministrazione non riesce a reperire la documentazione richiesta?
Il Tar Calabria, di recente, ha affrontato proprio questo tema, ribadendo ancora una volta i principi consolidati nella giurisprudenza amministrativa sul punto.

Il caso di specie, in particolare, riguardava la vicenda di una signora, la quale aveva appreso tramite il sito INPS di risultare residente in un Comune diverso da quello della sua reale residenza, presso una abitazione che non le era nemmeno noto a chi appartenesse. La signora, premettendo di avere un interesse giuridicamente rilevante collegato alla tutela del suo diritto di residenza, aveva dunque chiesto all’Amministrazione di prendere visione ed estrarre copia delle richieste di cambio di residenza presentate in passato nonché degli altri documenti amministrativi rilevanti.
Il Comune, tuttavia, aveva risposto via p.e.c. all’istanza inoltrando alcuni documenti dai quali nulla si evinceva in relazione alla situazione della Signora interessata.
Quest’ultima, dunque, si era rivolta al TAR per il riconoscimento del diritto di visione ed estrazione di copia della richiesta documentazione, lamentando – per quanto qui di interesse - la violazione e/o falsa applicazione degli artt. 1, 3, 22 ss. Legge 7 agosto 1990, n.241 in quanto l’impugnato provvedimento aveva di fatto negato alla ricorrente l’esercizio del diritto di accesso.
Ritenendo tale ricorso infondato, il TAR ha comunque operato alcune importanti precisazioni in tema di accesso agli atti.

Con sentenza n. 822 del 16 maggio 2022, infatti, il TAR Calabria ha richiamato alcuni precedenti secondo i quali

• alla stregua del principio ad impossibilia nemo tenetur, anche nei procedimenti di accesso ai documenti amministrativi l'esercizio del relativo diritto non può che riguardare, per evidenti motivi di buon senso e ragionevolezza, i documenti esistenti e non anche quelli distrutti o comunque irreperibili (cfr., ex multis, T.A.R. Lombardia n.1468/2020);
• non è tuttavia sufficiente, per dimostrare l'oggettiva impossibilità di consentire il diritto di accesso e quindi di sottrarsi agli obblighi tipicamente incombenti sull'amministrazione, la mera e indimostrata affermazione della PA in ordine all'indisponibilità degli atti;
• spetta all'Amministrazione destinataria dell'istanza di accesso l'indicazione, sotto la propria responsabilità, degli atti inesistenti o indisponibili che non è in grado di esibire, con “l'obbligo di dare dettagliato conto delle ragioni concrete di tale impossibilità” (v. Cons. Stato, n. 892/2013).

Per tali ragioni, nella citata sentenza si legge che in tema di dichiarata irreperibilità dei documenti oggetto di istanza di accesso, l'Amministrazione è tenuta

1. ad eseguire con la massima accuratezza e diligenza sollecite ricerche per rinvenire i documenti chiesti in visione;
2. nel caso in cui la documentazione non venisse comunque reperita, ad estendere le indagini, anche con le opportune segnalazioni e denunce all'Autorità giudiziaria, presso altre Amministrazioni che fossero in possesso di copia della documentazione richiesta;
3. in caso di ulteriore esito negativo delle ricerche, a “dare conto al privato delle ragioni dell'impossibilità di ricostruire gli atti mancanti, delle eventuali responsabilità connesse a tale mancanza (smarrimento, sottrazione, ecc.) e dell'adozione degli atti di natura archivistica che accertino lo smarrimento/irreperibilità in via definitiva dei documenti medesimi”.